Quy trình vận hành doanh nghiệp là gì? Các bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp

Hệ thống quy trình vận hành có thể được ví như xương sống của một doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò định hướng, “dẫn đường” cách thức hoạt động các nguồn lực được sử dụng và tương tác với nhau. Muốn bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả thì phải tạo dựng được nền móng vững chắc ngay từ đầu.
Vậy xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Những mô hình vận hành nào cần được quan tâm và đang được ứng dụng phổ biến?

Khái niệm quy trình vận hành?

Quy trình vận hành doanh nghiệp là một chuỗi các bước được liên kết với nhau được chỉ định cho mọi bên liên quan theo các công việc cụ thể để hỗ trợ quá trình vận hành doanh nghiệp một cách bài bản.
Mỗi phòng ban đội nhóm liên quan thực hiện một nhiệm vụ cụ thể mà họ chuyên môn để đạt được một mục tiêu cụ thể. Các bước này thường được lặp lại nhiều lần bởi nhiều người dùng theo cách đã được tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa.

Mục tiêu của các công việc trong quy trình vận hành là gì?

Đảm bảo việc sử dụng nguồn lực đúng cách
Tối ưu việc sử dụng tài nguyên, tối đa hiệu suất hoạt động
Khả năng dự đoán tương lai, xây dựng kế hoạch phát triển đúng hướng
Kiểm soát rủi ro dễ dàng, kế hoạch điều chỉnh kịp thời

Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng 1 quy trình vận hành hiệu quả?

Cải thiện năng suất làm việc
Cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành
Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự
Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để

Xây dựng một quy trình vận hành hoàn chỉnh mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, từ việc thống nhất trong việc quản lí các phòng ban, nâng cao hiệu quả hoạt động, đến việc cải thiện sự hài lòng của cả nhân viên và khách hàng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững mà còn tạo ra nền tảng vững chắc cho sự mở rộng và đổi mới trong tương lai.

Một quy trình vận hành rõ ràng và hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức và nắm bắt cơ hội trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Các bước mà doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng quy trình vận hành là gì?

1. Thiết kế và xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

Để việc vận hành đảm bảo phát triển đúng hướng và hiệu quả bạn cần phải xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc này:

Để làm gì?
Cá nhân, phòng ban nào sẽ đảm nhận?
Áp dụng cho các công việc, dự án nào?
Mục tiêu và kết quả hoạt động vận hành là gì?

Để nhanh chóng điều chỉnh quy trình vận hành doanh nghiệp sao cho phù hợp bạn cần phải xác định các yếu tố sau:

Người đảm nhận kiểm tra là ai?
Kiểm soát các công việc gì? Tiêu chuẩn đánh giá ra sao? Vấn đề trọng yếu là gì?
Tần suất kiểm tra như thế nào?
Sử dụng các phương pháp kiểm tra nào?

Sau khi đã tổng hợp đầy đủ các thông tin công việc, các kiểm tra, phương pháp kiểm soát, đối tượng thực hiện,… bạn cần trình bày tất cả thành một văn bản hoàn thiện. Các bản mô tả này sẽ trở thành cơ sở hướng dẫn cho các nhân sự, đảm bảo việc tuân thủ dễ dàng và hiệu quả nhất.

2. Mô hình hóa quy trình

Các nội dung ở giai đoạn đầu được minh họa thành hình ảnh gồm các bước định hướng công việc và đối tượng tham gia cụ thể với mục đích là để:

Dễ dàng đánh giá được chất lượng sản phẩm đầu ra dựa vào quy trình vận hành tiêu chuẩn.
Nhanh chóng nhận ra được các giai đoạn cần loại bỏ hoặc cài tiến thêm để có thể tái thiết kế quy trình.
Cơ sở thông tin đầy đủ giúp nhân viên nắm được cách thức hoạt động của quy trình vận hành là gì, đặc biệt là nhân viên mới.

Có rất nhiều mô hình hóa quy trình chuẩn nhưng phổ biến đó chính là Flowchart, mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ các bước trong giai đoạn, nhấn mạnh điều kiện thay đổi rõ ràng.

3. Triển khai quy trình

Sau khi hoàn thành bước trên bạn sẽ bắt đầu triển khai và ứng dụng quy trình vào công việc như: Lưu trữ tài liệu, hoạt động triển khai theo thời gian, xác định đầu mục để lãnh đạo theo dõi tiến độ, ghi nhận và đánh giá song song để tối ưu vận hành kịp thời.

4. Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình hoạt động

Đây là bước quan trọng để bạn có thể ghi nhận phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động và vận hành của quy trình, gồm:

Thời gian xử lý.
Chi phí đã sử dụng.
Chất lượng đầu ra của sản phẩm / dịch vụ.

Sau khi đã đánh giá bạn sẽ dễ dàng biết được hiệu của quy trình vận hành là gì, từ đó có cơ sở tối ưu và hoàn thiện đúng đắn.

5. Tối ưu quy trình

Dựa vào kết quả theo dõi và đánh giá ở bước trên, bạn sẽ dễ dàng xác định được những thiếu sót và những mặt còn hạn chế trong quy trình hiện tại. Từ đó, có cách điều chỉnh và loại bỏ các bước, các yếu tố không cần thiết để hoàn thiện quy trình tốt hơn, chuyên nghiệp hơn.

VINA GROUP ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP TRONG QUÁ TRÌNH VẬN HÀNH HIỆU QUẢ HƠN BẰNG QUY TRÌNH CÓ SẴN