Làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên và gắn kết văn hoá doanh nghiệp từ xa?

Trong mô hình làm việc từ xa, cho dù bạn có thực hiện các biện pháp siết chặt kỷ luật hay gia tăng cường độ làm việc như thế nào đi chăng nữa, thì vẫn nhân viên vẫn là chủ thể quyết định năng suất làm việc của chính họ. Hay nói cách khác, tinh thần tự giác chính là yếu tố quan trọng giúp nhân viên từ xa giữ được hiệu quả làm việc cao.

Trong các cách giúp tăng năng suất làm việc ở trên đã bao gồm các động lực thúc đẩy tinh thần tự giác. Phần còn lại bạn cần làm là tập trung hơn vào quan tâm tới văn hoá doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và cái tôi cá nhân của nhân viên.

Công tác tư tưởng này cần được thực hiện ngay từ trước khi công ty chính thức chuyển sang mô hình làm việc từ xa, và được phát triển xuyên suốt quá trình vận hành bộ máy nhân sự.


1. Cách gắn kết nhân viên với sứ mệnh chung của công ty

Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty đã được bạn mô tả trong cuốn sổ tay nhân viên được ban hành rộng rãi. Nhưng chừng đó là chưa đủ.

Bạn phải định hình những giá trị quan trọng này ở một không gian dễ thấy và tần suất hiển thị dày hơn. Nếu là trang hoặc nhóm Facebook, hãy sử dụng phần mô tả hoặc bài đăng được ghim ở trên cùng. Nếu là nhóm chat, hãy ghim tin nhắn. Nếu là email nội bộ, hãy tạo một chữ ký ở cuối trang. Nếu là mạng truyền thông nội bộ có sẵn không gian để điền các đầu mục trên, hãy tối ưu nội dung để nó dễ đi vào lòng người nhất.

Doanh nghiệp làm việc từ xa cần chú trọng làm truyền thông nội bộ hơn bao giờ hết!

Và chính bạn - với tư cách CEO có quyền tối cao trong công ty - cần thường xuyên nhắc tới những thông điệp này để củng cố hơn nữa nền tảng tinh thần cho nhân viên. Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đồng cảm và tin tưởng vào đội ngũ nhân sự.

“Các bạn thân mến, chắc các bạn còn nhớ đầu năm 2019 chúng ta đã đặt ra mục tiêu [...] và đạt được nó một cách xuất sắc. Vậy còn 2020 này thì sao? Mục tiêu của chúng ta sẽ là [...].”

“Tôi biết rằng giai đoạn này chúng ta đang gặp phải một chút khó khăn do tác động khách quan. Hàng vạn doanh nghiệp ngoài kia cũng đang rơi vào hoàn cảnh tương tự. Nhưng chúng ta vẫn nắm trong tay quyền chọn lựa. We fight or we die?”

“Hôm nay là tròn một tháng kể từ khi các bạn ngừng tới công ty và làm việc tại nhà. Tôi chắc rằng giống như tôi - các bạn đã và đang dần quen với môi trường mới để vực dậy tinh thần làm việc. Chúng ta vẫn đang theo đúng tiến độ đạt tới con số kỳ vọng [...] trong năm nay, và tôi tin rằng ngày này tháng sau chúng ta còn nhiều thứ để chúc mừng hơn nữa.”

“Tuy không thể nhìn mặt các bạn để chào hỏi như trước, nhưng chúng ta vẫn có thể hằng ngày hằng giờ làm việc cùng nhau qua hệ thống máy tính và điện thoại này, đó thực sự đã là điều may mắn đối với công ty. Tôi tin vào các bạn cũng như sứ mệnh của [...]”

Các thông tin hữu ích khác như tình hình kinh doanh của công ty, các biện pháp cần thiết để phòng tránh dịch bệnh Covid-19,... cũng nên được phía công ty cập nhật thường xuyên cho nhân viên của bạn.

Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của thông tin, bạn nên giới hạn số người được trao quyền đăng tin chính thống, bao gồm CEO, C-level, chuyên viên nhân sự và chuyên viên truyền thông nội bộ. Những người khác muốn đóng góp thông tin có thể liên lạc trực tiếp với các đầu mối này.

 

2. Cách ghi nhận và khen thưởng thành tích cho nhân viên

Nhân viên nào cũng muốn được công nhận những đóng góp bản thân cho công ty. Nhân viên từ xa càng mong muốn hơn nữa - bởi dường như đó là lời khẳng định “Tôi vẫn đang làm việc rất chăm chỉ và năng suất tại nhà!”

Khi nhân viên báo cáo rằng họ đã làm xong một nhiệm vụ, đừng tiết kiệm những lời ghi nhận đơn giản như “Làm tốt lắm em!”, “Anh nhận được rồi. Cảm ơn em nhé!”

Với những kết quả nổi bật, hãy dành lời khen cụ thể hơn cho nhân viên trong cuộc trò chuyện riêng tư và/hoặc trên kênh giao tiếp chung của công ty. Đây cũng là cơ hội để nhân viên đó được truyền lại kinh nghiệm làm việc cho đồng nghiệp, khích lệ ý chí phấn đấu của cả hai bên.

Còn với việc khen thưởng định kỳ, rõ ràng là các hình thức truyền thống như giấy chứng nhận hay hiện vật không phù hợp nữa. Một bài đăng khen thưởng công khai nêu đích danh cá nhân có thành tích xuất sắc chính là một món quà đáp ứng kỳ vọng.

Bạn có thể tận dụng email nội bộ, trang/nhóm Facebook hoặc chuyên nghiệp hơn là mạng truyền thông nội bộ của công ty. Các hình thức cho phép gửi thông báo tới tất cả nhân viên và cho phép bình luận, tương tác là lựa chọn đáng được ưu tiên.


3. Cách cá nhân hoá từng nhân viên, để họ luôn thấy là một phần quan trọng của doanh nghiệp

Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện con người khó khăn hơn thực tế. Nhân viên của bạn rất dễ bị lạc lõng trong tập thể hàng chục, hàng trăm con người nếu họ ít được quan tâm nhắc tới.

Ngay cả với nhân viên hướng nội ít xung phong thể hiện ý kiến cá nhân, làm thế nào để bạn cho họ thấy cá nhân nào cũng là một mảnh ghép quan trọng?

Thử tham khảo các ý tưởng sau đây:

- Đặt cho mỗi nhân viên một tên để gọi riêng duy nhất không bị trùng lặp với ai khác. Ví dụ: Hưng NT, Hiệp Content, Thu Thảo BC 03,...

- In tặng mỗi nhân viên một biển chức danh để bàn kèm theo logo công ty hoặc một câu slogan nhỏ. Họ có thể đặt nó tại nơi làm việc ở nhà.

- Trong các thông báo chung của tập thể, team leader nhắc từng người vào đọc và xác nhận, cố gắng đề cập điểm đặc biệt của từng người. Ví dụ, “@hungnt vào điền tờ khai y tế đi nhé, có thông tin gì về khu dân cư em đang ở cứ nói với anh” và “@hiepcontent ơi có thay đổi trong công thức tính lương, em check lại bảng lương này càng sớm càng tốt nhé!”

- Những câu khen ngợi và cảm ơn không bao giờ là thừa: “Cảm ơn chị Trang đã thống kê bảng này giúp team em nhé ạ!”, “Bài blog này sâu sắc quá, chắc hẳn Huyền đã dành rất nhiều tâm huyết, mọi người cùng đọc và góp ý thêm cho Huyền nhé!”

Nếu cảm thấy quy mô toàn công ty quá lớn để làm điều này, bạn có thể triển khai về từng đội nhóm nhỏ hơn. Một team leader có thể quan tâm 3-5 người, hoặc nhóm 4 người có thể tự khích lệ tinh thần của nhau.


4. Cách quan tâm hơn tới đời sống cá nhân của nhân viên

Hồi còn ở văn phòng, thật dễ dàng để vô tình gặp mặt và trò chuyện phiếm với nhân viên của bạn ở bàn trà, sảnh hành lang hay khi đi chung thang máy. Bằng cách nào đó mỗi người đều sẽ tìm được ai đó để chia sẻ chuyện cá nhân và nhận về niềm an ủi.

Nhưng khi mọi người chỉ giao tiếp với nhau qua internet, việc vô tình nhắn tin “Dạo này sao rồi, chọn được chiếc tivi nào ưng ý chưa?” dường như bất tiện. Vậy mọi người có thể thoải mái trò chuyện với nhau bằng cách nào?

Một ý tưởng mới lạ bạn có thể thử là “bữa trưa ảo”. Vào giờ ăn trưa của một ngày cố định nào đó trong tuần, nhân viên sẽ cùng tham gia vào một cuộc gọi video nhóm mà trong đó, nhân viên vừa ngồi ăn trưa tại nhà (với máy tính hoặc thiết bị di động) vừa trò chuyện bất cứ điều gì với đồng nghiệp. Chắc chắn rằng sẽ có nhiều điều để nói trong hoàn cảnh từ xa như thế này.


5. Cách tiếp nhận góp ý từ phía nhân viên

Trong khi cộng tác làm việc hoặc trong các cuộc họp, nhân viên từ xa đã được trao quyền được nói thông qua tin nhắn, bình luận,... Nhưng ngoài giới hạn đó thì sao? Khi công ty có sự thay đổi lớn trong mô hình vận hành, nhân viên của bạn chắc chắn luôn có nhiều điều thắc mắc và góp ý hơn trước

Bạn có thể tạo đồng thời một homthugopy@tencongty.com.vn và một Google Biểu mẫu để nhân viên lựa chọn hình thức gửi email công khai danh tính hoặc góp ý ẩn danh. Người phụ trách thu thập và xử lý các góp ý này có thể là chuyên viên nhân sự hoặc chuyên viên truyền thông nội bộ.

Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên thẳng thắn trao đổi với quản lý trực tiếp của họ hoặc thậm chí là CEO qua các đề xuất trực tiếp. Mọi thứ càng minh bạch thì việc vận hành từ xa của công ty càng dễ thực hiện.

Một hòm thư góp ý (có chế độ ẩn danh) giúp bạn tiếp cận sâu hơn tới góc nhìn của nhân viên làm việc từ xa


Chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa cho cả một công ty chưa bao giờ là điều dễ dàng. Bạn sẽ phải quản trị tất cả các khía cạnh từ setup cơ cấu nhân sự tới điều kiện môi trường và trang thiết bị làm việc, tiếp đó là công cụ làm việc và nền tảng tinh thần cho tất cả nhân viên. Nhưng một khi đã chuyển đổi thành công, lợi ích công ty bạn thu được nhờ làm việc từ xa sẽ xứng đáng cho sự chuẩn bị đó.

Chúc bạn thành công nhé!

Looking for a First-Class Business Plan Consultant?