5 nguyên tắc vận hành mô hình làm việc từ xa

Làm việc từ xa hiện nay là lựa chọn tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp trong đợt dịch bệnh nặng nề này. Điểm đáng lưu ý ở đây, không phải doanh nghiệp nào cũng có kiến thức, kinh nghiệm áp dụng “làm việc từ xa” này. Và “cỗ máy” nào muốn vận hành trơn tru cũng cần dựa trên một số nguyên tắc cơ bản. Doanh nghiệp làm việc từ xa của bạn cũng vậy. 5 yếu tố sống còn sau chính là cơ sở để bạn thực hiện triển khai mô hình làm việc tuy cũ mà mới này.

Nguyên tắc 1: Làm việc từ xa không có nghĩa là bị thụt lùi

 Làm việc từ xa không có nghĩa là công ty đang gặp khó khăn, buộc phải đặt nhân viên vào “chế độ chờ” hay có bất kỳ sự cắt giảm tiêu cực nào. Nó đơn giản chỉ là thay đổi địa điểm làm việc từ văn phòng đông đúc tới một nơi khác riêng tư hơn - một xu hướng được hàng trăm doanh nghiệp lớn triển khai thành công trước đó.

Doanh nghiệp vẫn hoạt động như thường, nhân viên vẫn cần vận dụng hết năng lực và tinh thần của họ vào công việc.

Cả phía bạn và nhân viên đều cần ghi nhớ nguyên tắc này. Không vì lý do thay đổi mô hình làm việc mà công ty từ bỏ mục tiêu kinh doanh đã đặt ra từ trước, phá vỡ các yêu cầu kỷ luật hay yêu cầu chất lượng đặt ra. Mỗi cá nhân không được phép buông thả bản thân mà phải nỗ lực hơn nữa, nghiêm túc thực hiện theo chỉ đạo từ phía trên, đồng thời đóng góp ý tưởng mới.


Nguyên tắc 2: Trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân phải được làm rõ

Làm việc từ xa, bạn không thể kiểm soát hết được một nhân viên có đang thực sự làm việc hay đang chơi. Công việc chung của tập thể không ai chủ động làm. Khi hỏi về người phụ trách phần việc này thì không ai đứng ra nhận. Xảy ra sai sót là ngay lập tức đổ lỗi cho nhau,... Tình trạng này đã diễn ra khi mọi người còn ngồi cùng nhau tại văn phòng, chắc chắn rằng khi chuyển sang làm việc từ xa còn rắc rối hơn thế.

Thực tế là không có cách nào để ngăn chặn những điều này xảy ra, nhưng bạn có một cách để minh bạch hoá đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó quyết định thưởng phạt xứng đáng: gắn các trách nhiệm cụ thể cho nhân viên, càng cụ thể càng tốt.


Song song với trách nhiệm là được cấp quyền hạn và vai trò nhất định. Mỗi nhân viên là một mảnh ghép không trùng lặp trong bức tranh tổng thể của công ty. Môi trường làm việc từ xa trông chờ và cũng đòi hỏi cá nhân thể hiện bản thân mình.

Ngưng làm việc, giao tiếp hay ỷ lại vào cả một tập thể, hãy tìm đến từng cá nhân để giải quyết vấn đề.


Nguyên tắc 3: Tinh thần tự giác của nhân viên là vô cùng quan trọng

Một khi đã quy rõ trách nhiệm cho từng đầu người, tinh thần tự giác có còn quan trọng không? Tất nhiên là có. Tính tự giác giúp hạn chế tình trạng nhân viên trễ deadline, làm ăn gian dối, thiếu tập trung dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc.

Tinh thần tự giác phụ thuộc một phần vào tính cách của nhân viên. Phần còn lại chính là kết quả gặt hái được khi công ty có những động lực thúc đẩy phù hợp.

Một phương thức quản lý từ xa là “lạt mềm buộc chặt”. Nghĩa là bạn không nên quá cứng nhắc, siết chặt kỷ luật khiến nhân viên cảm thấy bị gò bó mà sinh ra tâm lý chống đối. Hãy thể hiện sự quan tâm chân thành, tạo không khí làm việc hăng say, và đặt ra các chính sách khiến nhân viên thấy rằng tự giác làm việc sẽ mang lại lợi ích cho bản thân họ.

 

Nguyên tắc 4: Tập thể cần được gắn kết với văn hoá doanh nghiệp

Dù không làm việc chung trong một không gian văn phòng, các bạn vẫn là một công ty với các giá trị văn hoá cốt lõi. Một khi gắn kết được tất cả thành viên với văn hoá này, bạn mới có thể xây dựng nền tảng vận hành doanh nghiệp vững chắc.

Văn hoá doanh nghiệp thể hiện rõ nhất ở các chính sách quản trị và thông điệp mà phía công ty truyền đạt xuống cho nhân viên; đồng thời cũng là cách nhân viên bày tỏ thái độ hưởng ứng hoặc phản đối. Hai chiều tương tác này càng có nhiều điểm trùng khớp, tập thể càng gắn kết với nhau và gắn kết với văn hoá doanh nghiệp.


Nguyên tắc 5: Công cụ hỗ trợ được lựa chọn bằng tiêu chí “phù hợp”

Công ty bạn không thể vận hành từ xa mà không có công nghệ hỗ trợ. Các công cụ đang nói tới ở đây vừa nhằm mục đích giúp bạn quản lý và bộ máy vận hành chung, vừa là phương tiện giúp nhân viên làm việc hiệu quả.

Một công cụ được tin dùng bởi công ty này có thể vô tác dụng với một công ty khác. Một phần mềm đắt đỏ với các tính năng phức tạp chưa chắc đã giải quyết vấn đề tốt hơn các ứng dụng miễn phí thông thường.

Mấu chốt lựa chọn công cụ ở đây chính là độ phù hợp: Bài toán nào đang khẩn cấp ở thời điểm hiện tại? Công cụ đó có giúp giải quyết đúng và đủ các vấn đề của bạn hay không?

Hiện nay, có nhiều phần mềm giao việc, quản lý từ xa miễn phí như: Zalo, Trello,…


Chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa cho cả một công ty chưa bao giờ là điều dễ dàng. Bạn sẽ phải quản trị tất cả các khía cạnh từ setup cơ cấu nhân sự tới điều kiện môi trường và trang thiết bị làm việc, tiếp đó là công cụ làm việc và nền tảng tinh thần cho tất cả nhân viên. Nhưng một khi đã chuyển đổi thành công, lợi ích công ty bạn thu được nhờ làm việc từ xa sẽ xứng đáng cho sự chuẩn bị đó.

Chúc bạn thành công nhé!

Looking for a First-Class Business Plan Consultant?